Systém elektronické fakturace

Systém elektronické fakturace umožňuje vydávat faktury bez nutnosti součinnosti s Vašimi odběrateli. Není tedy nutné složitě nutit zákazníky, aby si pořídili stejný systém, aby jim bylo možné faktury doručit.

Elektronické fakturace Vám umožní fakturovat elektronicky v souladu s právní normou ČR i směrnicemi EU a není závislé na konkrétním podnikovém informačním systému.

Důležité benefity

• Úspora na poštovném
• Zlepšení cashflow
• Lepší kontrola doručení.
• Snížení nákladů na papírování
• Snížení nákladů na archivaci.
• Úspora rutinní lidské práce.
• Zvýšení bezpečnosti
• Zamezení vzniku chyb.
• Zrychlení řešení sporných situaci.

Vlastnosti a funkce

• Podpora všech informačních systémů ERP.
• Evropský standard UBL (formát XML).
• Ochrana dokumentů a dat 256bitovým šifrováním.
• Žádný speciální software na straně příjemce.
• Rozšiřitelnost a integrace.
• Plně automatizovaný proces.
• Digitání archív faktur.
• Přehledné uživatelské rozhraní.

Případová studie

Seznamte se s elektronickou fakturací u našeho zákazníka.

Schéma procesu

• ERP systém

  ERP systém, ze kterého je možné udělat datový export ve formátu xml, csv nebo txt. Do této skupiny se řadí všechny moderní ERP systémy. Mezi typická se řadí řešení pro SAP R3, Oracle Financials, Microsoft Dynamics NAV (dříve Microsoft Navision) a Microsoft Dynamics AX (dříve Microsoft Axapta).

• Export z ERP

  Ze systému ERP je vygenerován datový soubor a je uložen na sdílený souborový server (File System). Datový export obsahuje všechny údaje, kterými jsou elektronická faktura a její příjemce identifikováni. Mezi typické identifikační položky patří emailová adresa příjemce, platební podmínky a informace o frekvenci fakturace.

• Transformace XSLT

  Pro každou typizovanou fakturaci, typizovanou například frekvencí fakturace, platebními podmínkami, rozsahem údajů uváděných v hlavičce faktury, apod., je připravena šablona ve formátu .PDF. V tomto kroku je datový export z ERP automaticky spárován se správnou šablonou faktury a data jsou do ní zapsána.

• Digitální podpis

  Aby vzniklá faktura odpovídala zákonným požadavkům, musí být ještě před odesláním opatřena elektronickým podpisem, který stvrzuje její autenticitu. K tomu dochází automaticky s využitím certifikační autority.

• Odeslání a archivace

  Již existující finální podoba elektronické faktury je ihned odeslána příjemci, pokud ale není pravidlo pro její odeslání jiné. Příklad:: „Zákazníkovi XYZ faktury zasíláme souhrnně 1x měsíčně vždy k 15. daného měsíce. Do té doby tedy nové faktury čekají ve frontě.“ I zde je možné objednat libovolnou automatizaci. Faktura je souběžně archivována (jak podepsaný soubor PDF, tak její strukturovaná data).

• Správa dokumentů

  Všechny vystavené faktury je možné v přehledném webovém prostředí libovolně prohlížeč, vyhledávat, řadit, pořizovat součtové sestavy podle odběratelů i celkově atd. Pověření a autorizovaní zaměstnanci odesílatele mají další volitelné možnosti, například opětovné odesílání nebo blokaci odeslání faktur.

• Doručení a publikace Extranet

  Fakturu příjemce získává jako klasický e-mail s přílohou, kterou je právě elektronická faktura ve formátu PDF s el. podpisem. Její další zpracování je již plně v rukách příjemce. Zároveň s doručením faktury dochází k její zabezpečené publikaci na Extranetu odesílatele. Zde mají autorizovaní adresáti faktur možnost pomocí webového prohlížeče prohledávat všechny své elektronické faktury vystavené odesílatelem. Nejsou nuceni vytvářet si z evidenčních důvodů vlastní digitální archiv.

• Potvrzení doručení

  Systém do odesílaných e-mailů vkládá požadavky na potvrzení jejich doručení podle několika rozšířených standardů. Tyto tzv. doručenky pak eviduje. Potvrzení o doručení není v prostředí internetu garantovaná služba, proto slouží pouze jako informativní doplněk.