Workflow přijatých faktur

Mnoho organizací řeší schvalování a oběh faktur předáváním papírového originálu od jednoho schvalovatele k druhému. Tento způsob má však mnoho omezení, jako například riziko ztráty dokladu, nemožnost jeho sdílení, prodlení v proplácení a další.

Nabízíme Vám ucelené řešení pro snadnější oběh, schvalování přijatých faktur.

Benefity

• Prevence ztráty originálu faktury
• Snadné vyhledání a sdílení faktur
• Snadná dostupnost náhledu ve webovém prohlížeči
• Zrychlení zadávání údajů o faktuře do počítače
• Kontrola procesu vyřízení faktury
• Přehled o stavu vyřizování faktur
• Zkrácení času potřebného na schválení faktury k proplacení
• Automatický přenos informací z a do ERP

Klíčové komponenty a aspekty

Digitalizace dokumentů

Pořizování digitálních kopií příchozích faktur je podstatnějším aspektem celého řešení. Bez pořízení digitální kopie není možné dále s fakturou elektronicky pracovat.

Document Management System

Document Management System (DMS) slouží jako digitální archiv, ve kterém jsou elektronické faktury uloženy. Vnitřní logika a funkce DMS zajišťují, že všechny elektronické faktury jsou zabezpečené proti neoprávněným modifikacím a zůstávají snadno dohledatelné.

Schvalovací proces

Schvalovací procesy (limity, schvalovatelé, definice oběhu dokumentů atd.) umožnují, aby pro každé oddělení mohl být definován jiný schvalovací proces tj. jiný počet kroků a jiné limity pro různé schvalovatele.

Dohledatelnost

V každém okamžiku zpracování přijaté faktury je jasné ve které stavu se faktura momentálně nachází a každá faktura je transparentě přístupná všem oprávněným osobám a je lehce dohledatelná pro pozdější použití.

Schéma procesu

Úvodním krokem je označení příchozích dokumentů (v tomto případě příchozích faktur) čárovým kódem a jejich digitalizace. Celá operace probíhá na podatelně asistentkami a je prováděna dávkově s využitím výkonného produkčního skeneru Canon vybaveného příslušným softwarovým řešením pro optimalizované skenování. Závěrečnou operací tohoto kroku je validace dat a případné doplnění nerozpoznaných atributů. Celý krok je dále doplněn o automatické přidání dalších údajů - na základě rozeznaného IČO dodavatele se z číselníku ERP systému „dotahuje“ název a adresu organizace, nákladové středisko a ostatní volitelné údaje.

Schvalovací proces zařazené faktury je nastaven v souladu s organizační strukturou a procesy, které v jejím rámci probíhají. V rámci prvního kroku je automaticky provedena kontrola na duplicitu přiřazeného čárového kódu, duplicitu IČO, číslo faktury, částku, datum zdanitelného plnění, případně i další údaje. Následuje formální kontrola účtárnou podniku, v jejímž rámci je faktura buď schválena pro další zpracování, nebo vrácena zpět dodavateli pro formální nedostatky.

Je-li faktura akceptována, je v dalším kroku, kromě další kontroly a případného vrácení, vybrána schvalující osoba a faktura je jí zaslána k vyjádření. Je-li rozhodnuto o zaúčtování faktury, je jí přiřazena zakázka, středisko, případně poměrná částka připadající na dané nákladové středisko a faktura je zlikvidována.

Pro fázi zaúčtování je faktura automaticky „předána“ do workflow systému, přičemž je možno ji přímo z tohoto prostředí zobrazit, a to včetně jejích atributů. Pracovník provádějící účtování může následně spustit transakci, která provede zaúčtování faktury v závislosti na jejím typu. I v této fázi je k dispozici možnost navrácení faktury odpovědným útvarům v případě chybějících údajů.

Po zaúčtování jsou na pozadí automaticky přeneseny klíčové údaje o zaúčtování do ERP systému do atributů dokumentu uloženého v centrálním úložišti DMS systému a celý takto aktualizovaný dokument je uložen do archivu pro následné vyhledávání a použití.

Vyhledávání je velmi jednoduché a vyhledávací možnosti jsou velmi široké – vyhledávat lze textové i číselné výrazy i jejich části (například IČO, název dodavatele, číslo faktury, číslo nákladového střediska, částka, objednávka atd.). Uživatel tak má k dispozici téměř neomezenou škálu pohledů na finanční doklady a přístupu k nim. Nad atributy lze následně zpracovávat různé statistiky a vyhodnocení.