Případová studie - Elektronické Fakturace - ACTIVA
Společnost NEXTUP s.r.o. pomohla společnosti ACTIVA spol. s.r.o. zavést systém elektronické fakturace. Dodané řešení umožňilo snížit náklady na samotný proces fakturace v průměru o více než 1 milión Kč ročně. Spolu s finančními úsporami se podařilo potvrdit usílí společnosti ACTIVA být příkladem nejen konkurenci, ale i všem moderně uvažujícím a ekologicky zodpovědným společnostem.
Profil zákazníka
ACTIVA spol. s r.o. je obchodní společnost zabývající se dodávkami kancelářských potřeb a občerstvení. Společnost má celostátní působnost a s obratem přes 1,1 mld Kč ročně si ve svém oboru dlouhodobě udržuje dominantní postavení na trhu. V současné době pravidelně zásobuje již téměř 16 000 klientů a spravuje produktový katalog čítající více než 7 300 aktivních položek.
Vysoká kvalita poskytovaných služeb, jejich průkaznost, spolehlivost a ohleduplnost k životnímu prostředí jsou pro ACTIVU strategickými parametry úspěšného obchodního rozvoje. Společnost je držitelem certifikátů kvality ISO 9001:2000 (Systém řízení jakosti), ISO 14001:2004 (Environmental Management) a ISO 27001:2005 (Systém informační bezpečnosti).
Obchodní potřeba
Celý obchodně-logistický model ACTIVY stojí na schopnosti velmi pružně reagovat na poptávku zákazníků a dodávat produkty v průběhu 24 hodin od jejich objednání. Vzhledem k vysoce konkurenčnímu prostředí, ve kterém se ACTIVA pohybuje, představuje vysoká míra flexibility skutečně existenční parametr. ACTIVA denně odbaví více než 2 500 objednávek.
Každou objednávku je třeba zalistovat, logisticky zpracovat a také vyfakturovat. A právě fakturace představovala v minulosti nesmírnou zátěž z hlediska spotřeby lidských kapacit, materiálu a v neposlední řadě času, který byl potřeba na její vyřízení.
Cíle
- Snížení interních nákladů na fakturační proces
- Minimalizace spotřebu papíru
- Zkrácení absolutní doby trvání fakturace
- Zvýšení kvality služeb
Řešení
Společnost NEXTUP navrhla ucelený model cílového řešení znázorněný na následujícím schématu. V navrženém modelu jsou veškeré datové podklady pro faktury automaticky generovány firemním ERP systémem. Následně dochází k jejich automatickému spárování s připravenými šablonami ve formátu PDF.
Vznikne tak elektronická faktura, která obsahuje všechny relevantní fakturační údaje a je připravena v šabloně, která odpovídá očekáváním jejího adresáta. Doklad v této podobě má ovšem jeden podstatný nedostatek – nevyhovuje nárokům legislativy České republiky. Aby elektronická faktura mohla být uznána jako plnohodnotný daňový doklad, musí obsahovat elektronickou značku - digitální podpis.
Elektronická faktura opatřená digitálním podpisem je již plně průkazný a důvěryhodný dokument, který je možné použít jako platný daňový doklad. V okamžiku opatření elektronické faktury digitálním podpisem je zároveň provedena její automatická archivace.
Aby byl proces automatizace dokončen až do fáze předání, je následně elektronická faktura automaticky zaslána přímo na server adresáta bez zprostředkování dalším mailserverem. Tímto způsobem je možné detailně a přímo kontrolovat celý průběh odesílání a bezprostředně odhalovat a napravovat případně vzniklé chyby.
