Případová studie - Oběh daňových dokladů - Workflow - ORCO

Profil zákazníka

ORCO je veřejnou společností se sídlem v Lucembursku, obchodovanou na burze Euronext v Paříži a Burze cenných papírů v Praze, Budapešti a ve Varšavě. Do portfolia Orco Property Group patří IPB Real, MaMaison Hotels & Apartments, Viterra Development, Gewerbesiedlungs-Gesellschaft mbH (GSG) , Orco Real Estate a další maloobchodní projekty. Orco Property Group aktivně působí v mnoha zemích, zejména v České republice, Maďarsku, Polsku, Rusku, Chorvatsku, Německu, Slovensku.

Základem fungování této rychle rostoucí nemovitostní skupiny je strategické investování a zkušený tým čítající více než 2500 zaměstnanců z patnácti zemí světa, kteří poskytují zákazníkům a partnerům Orca profesionální služby. Orco se zaměřuje na nejlepší lokality, kde vlastní prestižní a zároveň bohaté portfolio nemovitostí v hlavních evropských centrech, jejichž hodnota neustále stoupá. Každá jednotlivá divize skupiny Orco uspokojuje požadavky předních mezinárodních klientů, kteří oceňují kvalitu poskytovaných služeb a profesionální přístup.

Obchodní potřeba

ORCO má velmi mohutný obchodní záběr a to jak ve středoevropském, tak i v lokálním měřítku. Veškeré obchodní agendy s sebou nesou rozsáhlé výměny obchodní korespondence, z níž významnou část tvoří dodavatelské faktury. ORCO denně zpracovává přes 100 dodavatelských faktur a vyřizuje finanční závazky v řádu desítek milionů korun.

Ročně ORCO přijme a odbaví na 40 tisíc dodavatelských faktur. Takový objem klade na jedné straně obrovské nároky na lidské kapacity a jejich spolehlivost a na druhé představuje problém z hlediska ukládání a následné manipulace s doklady.

Cíle

• Zjednodušení procesu přijmání a archivace došlých faktur.
• Absolutní kontrola na stav a vyřízením došlých faktur.
• Zlepšení operativní kontroly platební morálky společnosti.

Řešení

Úvodním krokem je označení příchozích dokumentů (v tomto případě příchozích faktur) čárovým kódem a jejich digitalizace. Celá operace probíhá na podatelně asistentkami a je prováděna dávkově s využitím výkonného produkčního skeneru Canon vybaveného příslušným softwarovým řešením pro optimalizované skenování. Závěrečnou operací tohoto kroku je validace dat a případné doplnění nerozpoznaných atributů. Celý krok je dále doplněn o automatické přidání dalších údajů - na základě rozeznaného IČO dodavatele se z číselníku ERP systému „dotahuje“ název a adresu organizace, nákladové středisko a ostatní volitelné údaje.

Schvalovací proces zařazené faktury je nastaven v souladu s organizační strukturou a procesy, které v jejím rámci probíhají. V rámci prvního kroku je automaticky provedena kontrola na duplicitu přiřazeného čárového kódu, duplicitu IČO, číslo faktury, částku, datum zdanitelného plnění, případně i další údaje. Následuje formální kontrola účtárnou podniku, v jejímž rámci je faktura buď schválena pro další zpracování, nebo vrácena zpět dodavateli pro formální nedostatky.

Je-li faktura akceptována, je v dalším kroku, kromě další kontroly a případného vrácení, vybrána schvalující osoba a faktura je jí zaslána k vyjádření. Je-li rozhodnuto o zaúčtování faktury, je jí přiřazena zakázka, středisko, případně poměrná částka připadající na dané nákladové středisko a faktura je zlikvidována.

Pro fázi zaúčtování je faktura automaticky „předána“ do workflow systému, přičemž je možno ji přímo z tohoto prostředí zobrazit, a to včetně jejích atributů. Pracovník provádějící účtování může následně spustit transakci, která provede zaúčtování faktury v závislosti na jejím typu. I v této fázi je k dispozici možnost navrácení faktury odpovědným útvarům v případě chybějících údajů. Po zaúčtování jsou na pozadí automaticky přeneseny klíčové údaje o zaúčtování do ERP systému do atributů dokumentu uloženého v centrálním úložišti DMS systému a celý takto aktualizovaný dokument je uložen do archivu pro následné vyhledávání a použití.

Vyhledávání je velmi jednoduché a vyhledávací možnosti jsou velmi široké – vyhledávat lze textové i číselné výrazy i jejich části (například IČO, název dodavatele, číslo faktury, číslo nákladového střediska, částka, objednávka atd.). Uživatel tak má k dispozici téměř neomezenou škálu pohledů na finanční doklady a přístupu k nim. Nad atributy lze následně zpracovávat různé statistiky a vyhodnocení.

Přínosy

Finanční přínosy

• Úspora rutinní lidské práce spojené s
  • přijetím,
  • archivací
  • a odbavením přijaté faktury.
• Zlepšení ergonomie práce.

Kvalitativní přínosy

• Zrychlení procesu schválení faktur.
• Okamžitá dohledatelnost dokladů.
• Zvýšení úrovně zabezpeční dokladů.
• Zamezení vzniku chyb.