Případová studie - Intranet CMS - ACTIVA
Společnost NEXTUP s.r.o. implementovala ve společnosti ACTIVA spol. s.r.o. systém CMS (Content Management System) pro sdílení dokumentů a informací. Dodané řešení umožňilo snížit náklady na interní výměnu dokumentů mezi pobočkami a výrazně přispělo ke zkvalitnění informovanosti napříč celou firmou. Výrazně se tak zlepšila dohledatelnost dokumentů a snížilo riziko ztráty důležitých informací.
Profil zákazníka
ACTIVA spol. s r.o. je obchodní společnost zabývající se dodávkami kancelářských potřeb a občerstvení. Společnost má celostátní působnost a s obratem přes 1,1 mld Kč ročně si ve svém oboru dlouhodobě udržuje dominantní postavení na trhu. V současné době pravidelně zásobuje již téměř 16 000 klientů a spravuje produktový katalog čítající více než 7 300 aktivních položek.
Vysoká kvalita poskytovaných služeb, jejich průkaznost, spolehlivost a ohleduplnost k životnímu prostředí jsou pro ACTIVU strategickými parametry úspěšného obchodního rozvoje. Společnost je držitelem certifikátů kvality ISO 9001:2000 (Systém řízení jakosti), ISO 14001:2004 (Environmental Management) a ISO 27001:2005 (Systém informační bezpečnosti).
Obchodní potřeba
Požadavek na efektivnější sdílení dokumentů a vzešel z potřeby na zvyšování efektivity podnikových procesů. Společnost ACTIVA pocítila jak roste význam rychlého a bezproblémového toku informací mezi odděleními a zaměstnanci spolu s probíhající expanzí společnosti.
Cíle
- Snížení nákladů na výměnu dokumentů.
- Snížení rizika ztráty informací.
- Snížení e-mailové komunikace mezi pobočkami.
Řešení
Základem pro řešení byl zvolen systém Plone CMS se kterým měla ACTIVA již velmi dobré zkušenosti z předchozích projektů. Systém je určen všem, kdo potřebují snadno a rychle ukládat dokumenty na jednom centralizovaném úložišti s možností rychlého vyhledávání. Díky pokročilému modelu přístupových práv lze definovat uživatele a skupiny uživatelů pro přístup k jednotlivým druhům dokumentů. Omezení přístupu pouze na dokumenty, ke kterým mají jednotliví uživatelé vztah, je otázkou okamžiku.
Nasazením systému CMS Plone vznikl jednotný a pevný řád při práci s informacemi. Pro uživatele to znamenalo dosažení výrazného zvýšení rychlosti vyhledání požadované informace, zjednodušení a standardizace procesu publikace a distribuce dokumentů. To vše vedlo ke zvýšení produktivity práce pří distribuci informací mezi zaměstnanci.
Přínosy
- Zrychlení přístupu k informacím a datům v celé společnosti.
- Snížení nákladů na distribuci informací.
- Zprůhlednění a zjednodušení komunikace a obchodních procesů.
- Efektivní řízení přístupu k informacím dle uživatelských rolí a skupin.
- Systém vytváří mocný komunikační kanál pro interní marketing.
- Přehledná organizace dokumentů napříč celou společností.
- Snadný a bezpečný přístup k dokumentům odkudkoliv.
